Otomatisasi Perkantoran

Kantor Virtual

         Pekerjaan kantor berkaitan dengan kesekretarisan atau administrasi baik berupa catat mencatat, membuat laporan, menyimpan dokumen, mengirim surat serta memfasilitasi segala kegiatan rapat. Namun seiring perkembangan tehnologi, kegiatan ini akan lebih mudah dan cepat dikerjakan dengan adanya tehnologi saat ini. Sebagai contoh: surat tidak lagi dikirim melalui kantor pos atau lewat kurir, namun bisa dilakukan melalui e-mail. Promosi tidak hanya dilakukan secara tatap muka, namun bisa dilakukan promosi melalui dunia maya.

       Hal ini lah yang membuat lapangan pekerjaan makin berkurang, karena sebagian besar pekerjaan manusia akan lebih banyak digantikan oleh mesin, maka sebab itu penting bagi kita agar bisa mempelajari tentang otomatisasi perkantoran, agar kita bisa mempelajari perkembangan tehnologi dan mampu menguasai tehnologi perkantoran. Semakin kita menguasai otomastisasi perkantoran, maka kita akan bertahan lebih lama di kantor.

Otomatisasi perkantoran atau otomatisasi administrasi perkantoran

1. Pengertian Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran dalam bahasa inggris disebut dengan Automation

Otomatisasi perkantoran adalah seluruh sistem informasi baik formal maupun informal yang berkaitan dengan komunikasi informasi dari atau kepada lingkungan dalam perusahan sendiri maupun luar perusahaan.

Istilah Otomatisasi perkantoran atau Tehnologi perkantoran berasal dari dua kata yakni, 
“Tehnologi” yang berartikan ilmu pengetahuan terapan atau berupa keterampilan.
“kantor” yang berartikan tempat mengerjakan pekerjaan kantor.

Menurut Tedja  Purnama, Tehnologi perkantoran adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melaksanakan tugasnya dalam kegiatan administrasi.

Dari istilah diatas dapat disimpulkan bahwa tehnologi sangatlah membantu segala pekerjaan manusia dalam mengerjakan pekerjaan baik berupa administrasi maupun informasi kantor agar lebih efisien dalam menyelesaikan tugas kantor.

2. Pengaruh perkembangan Tehnologi Perkantoran

       Dengan adanya perkembangan tehnologi, maka segala sesuatu yang manual beralih ke mesin otomatis. Yang dahulu menggunakan mesin ketik manual sekarang beralih ke mesin komputer, yang dahulu bisnis harus ada toko maka sekarang bisa membuka toko melalui online.
Namun ada perkembangan tehnologi sendiri akan membawa pengaruh besar pada tenaga kerja, dampak ini bisa berupa dampak positif maupun negatif.

- Dampak Positif

• Mutu tenaga kerja makin meningkat
• Lebih disiplin 
• Lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan
• Membantu meringankan beban tenaga kerja
• Menigkatkan hasil pekerjaan tenaga kerja

-  Dampak Negatif

• Kantor tidak lagi menambah tenaga kerja
• Sulitnya mencari pekerjaan
• Pembiayaan mesin semakin besar    

3. Hakikat otomatisasi perkantoran

       Pada awal era tahun 1960-an perusahaan teknologi IBM menciptakan word-processing untuk memudahkan pekerjaan kantor. semakin berkembangnya teknologi, maka mesin-mesin ini makin berkembang dan semakin banyak fasilitas maupun fitur yang ditawarkan.

Contoh otomatisasi perkantoran

Mesin kantor dilihat dari fungsi dalam pekerjaan kantor:
1. Mesin pencatat bahan keterangan, Contoh= Mesin penomer, Mesin dikte
2. Mesin penghimpun bahan keterangan, Contoh= Mesin penjilid, Pemotong kertas, Hechtmachine.
3. Mesin pengelolah bahan keterangan, Contoh= Komputer, mesin hitung
4. Mesin memperbanyak bahan keterangan, Contoh= Stensil, Offset, Fotocopy.
5. Mesin pengirim bahan keterangan, Contoh= Telepon, Facsimile.

Otomatisasi merupakan sistem informasi yang dapat memudahkan dalam penyelesaian pekerjaan. Adapun konsep dari otomatisasi antara lain:

1. Proses yang terjadi sama seperti denan proses manufaktur, yang selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi perkantoran mengalami evolusi dari aplikasi terpisah ke aplikasi terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi memudahkan menerima dan mengirim informasi.
4. Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan dalam mengambil keputusan.
5. Otomatisasi perkantoran menjadi pelengkap dari komunikasi tradisional.

Segala aktivitas kegiatan Otomatisasi tidak lepas dari si pemakainya, diantaranya:

• Manajer
• Profesional
• Sekretaris
• Pegawai Administrasi

4. Jenis otomatisasi perkantoran

• Sistem Komunikasi elektronik, yakni tehnologi informasi  komunikasi yang digunakan secara individu maupun kelompok. Contoh= e-mail, voicemail, faksimile, bulettin board system serta berbagai aplikasi komunikasi lainnya.
• Sistem Kolaborasi Elektronik, yakni pertukaran komunikasi informasi yang dijalankan bersama agar mudah dalam bekerjasama, Contoh= Teleconference dan telecommuting.
• Sistem Publikasi dan Pengolahan Image Elektronik, yakni tehnologi informasi berupa dokumen yang dapat dicetak, Contoh = Dekstop publishing, mutimedia presentation.
• Sistem Pengolahan Kantor, tehnologi yang mendukung agar karyawan dapat mengorganisasikan kegiatan, Contoh= Kalender elektronik
• Sistem Elektronik Formal, yakni Sistem prosedur tertulis yang harus didokumentasikan, Contoh= KTP, SIM, NPWP
• Sistem Elektronik Informal, yakni Sistem yang tertulis, namun tidak direncana dan sistem ini diterapkan hanya memenuhi keperluan saja.

5. Manfaat Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi dalam perkantoran sangat bermanfaat dalam dunia perusahaan, diantaranya:

• Mempermudah dalam menangani komunikasi dan memberikan informasi, mulai dari menginput data hingga mendistribusikan data.
• Memperkecil beban kerja tenaga kerja sehingga lebih efisen terhadap waktu dan biaya
• Meningkatkan produktivitas
• Mempermudah dalam penyelesaian masalah

6. Otomatisasi perkantoran dan virtual office

Pengertian Kantor Virtual

Kantor Virtual adalah Pekerjaan yang dilakukan seseorang tanpa mengikat letak geografis, namun komunikasi perusahaan tetap terhubung melalui dunia maya. kantor ini sering sekali dimanfaatkan sebagai layanan publik, karena dianggap lebih efisien dalam bekerja, seperti:  coustumer service, Jual beli online, dll.

Manfaat Kantor Virtual

     Layanan internet yang mudah dijangkau di lokasi manapun membuat sesorang merlomba-lomba membuka peluang bisnis secara online. semakin berkembangnya tehnologi, maka semakin banyak pula peluang dalam membuka kantor virtual.

Hal inilah memberikan banyak manfaat bagi seseorang, diantaranya:

• Memberikan efisiensi waktu, karena bekerja di kantor virtual tidak berbatas waktu sehingga mudah diakses dimana meskipun dalam perjalanan bisnis.
• Memberikan efisiensi tempat, karena kantor sudah tertata melalui kantor virtual. Maka kita tidak perlu menyediakan banyak tempat. 
• Menghemat biaya pengeluaran, hal ini yang menjadi sebuah keistimewaan mendirikan kantor virtual, karena kita tidak perlu repot-repot menghabiskan biaya sewa gedung, mantenence, transportasi dan biaya lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan Kantor Virtual

Semakin maraknya kantor virtual, maka ada beberapa kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan kantor Virtual.

- Kelebihan

• Fleksibel
• Hemat Biaya
• Penghasilan tak terbatas
• Tidak terbatas tempat
• Memberikan banyak waktu luang
• Dapat memilih banyak pilihan pekerjaan 

- Kekurangan

• Tingkat semangat kerja lebih rendah
• Kurangnya rasa memiliki 
• Adanya rasa takut kehilangan pekerjaan

Share this post