Teleconference: Pengertian, Tujuan dan Jenis-Jenis Teleconference

Teleconference

Teleconference-sering kali dilakukan apabila perusahaan dalam kondisi mendesak, pemimpin yang berada di luar kota hingga banyaknya kantor cabang yang jaraknya cukup jauh. Cara mudah yang dilakukan untuk saat ini adalah melakukan rapat pertemuan teleconference. Apa itu teleconference? dan bagaimana persiapannya? Semua akan dibahas pada blog ini.

PENGERTIAN RAPAT TELECONFERENCE

      Teleconference atau teleseminar adalah komunikasi langsung dilakukan beberapa orang dari jarak jauh terhubung melalui sistem telekomunikasi.

      Teleconference merupakan pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih melalui telepon atau koneksi jaringan. Pertemuan ini menggunakan audio-video yang memungkinkan peserta konferensi dapat saling melihat dan mendengar selayaknya pertemuan biasa atau rapat.

      Di Indonesia terdapat berbagai layanan teleconference melalui seluler yang dapat menahan panggilan hingga 30 penelpon dalam satu konferensi, jumlah peserta dapat diatur dan disesuaikan dengan keinginan penyelenggara.

TUJUAN TELECONFERENCE

1) Dapat melakukan komunikasi jarak Jauh dengan dua orang atau lebih

2) Mengirim pesan atau informasi sebanyak mungkin

3) Membahas suatu topik dengan berbicara secara langsung melalui audio-video

4) Hemat waktu dan uang untuk bertemu secara langsung

JENIS-JENIS TELEKONFERENCE

1. Audio Conference (Conference Call), yaitu percakapan dilakukan melalui suara (audio) dengan menggunakan media telepon.

2. Video Conference, yaitu komunikasi dari berbagai lokasi yang berbeda dengan menampilkan gambar video dan suara.

3. Web Conference atau webnars, yaitu fasilitas telekonference interaktif yang menawarkan fitur  data stream (aliran data) lebih lengkap dan dapat berkumunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

PERALATAN TELECONFERENCE

1. Perangkat atau Device, dapat menggunakan tablet, smartphone atau komputer

2. Perangkat Lunak (Software), paling umum digunakan adalah aplikasi VMEET pada komputer anda. Atau menggunakan aplikasi Skype, Zoom, WhatsApp yang bisa digunakan melalui komputer, tablet maupun smartphone.

3. Koneksi Internet bisa anda dapatkan melalui LAN, modem, Wi-Fi atau hospot maupun menggunakan paket data pada ponsel anda.

4. Peralatan pendukung audio, seperti speaker dan mikrofon diperlukan ketikan melakukan konferensi dengan banyak orang untuk kelancaran dalam berkomunikasi.

5. Peralatan pendukung video, perlu di persiapan webcam apabila menggunakan PC atau komputer agar bisa saling tatap muka dengan lawan bicara anda. Namun jika menggunakan smartphone atau tablet anda cukup menggunakan kamera depan.

LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN TELECONFERENCE

1. Siapkan perangkat seperti PC atau Laptop, Webcam, headset, Microfon,  Proyektor, Layar, handphone.

2. Pastikan perangkat lunak (VMEET, Skype, Zoom, WhatsApp, dll) sudah tersedia.

3. Sambungan koneksi Internet yang memadai.

4. Siapkan Akun untuk perangkat lunak.

5. Tentukan lawan teleconference anda dengan sesama pengguna perangkat lunak

6. Pastikan webcam, headset dan perangkat kompatibel dengan PC atau laptop.

7. Lakukan setting dan konfigurasi aplikasi, serta perhatikan menu yang digunakan.

8. Jika sudah terhubung anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN TELECONFERENCE

·         Kelebihan

o      Meningkatnya produktivitas dengan kemampuan VTC untuk memudahkan berbagi ide, dokumen atau gambar.

o     Hemat waktu dan biaya.

o     Mensederhanakan dalam berkomunikasi jarak jauh

o     Mudah dalam penggunaan

·         Kelemahan

o   Harga peralatan relatif mahal

o   Beberapa alat yang sulit didapat

o   Perlu perawatan khusus 

HAMBATAN TELECONFERENCE

     Penggunaan program teleconference membutuhkan jaringan atau koneksi internet, dalam hal ini pastinya terdapat sebuah kendala seperti jaringan buruk karena faktor cuaca sehingga berpengaruh pada kegiatan teleconference menjadi lemot atau putusnya sambungan. Sehingga mengakibatkan komunikasi menjadi tidak lancar.

      Meskipun teleconference memiliki kelemahan dan hambatan tertentu, Namun bagi beberapa perusahaan besar lebih nyaman dan efisien melakukan rapat jarak jauh dengan menggunakan teleconference, Sebab ini sudah menjadi sebuah kebutuhan bagi beberapa perusahaan yang memiliki anak cabang di berbagai kota maupun luar daerah untuk tetap terkontrol dengan baik, serta cukup menghemat waktu, tenaga dan biaya hanya untuk keperluan sebuah rapat. Apa lagi kegiatan rapat dilakukan secara mendesak atau secara tiba-tiba, hal ini cukup membantu semua karyawan untuk tetap produktif dalam bekerja, namun tetap lancar dalam memberikan informasi kepada pimpinan atau kantor pusat.

Share this post