Manajemen Perkantoran dan Sistem Informasi Manajemen

          Pada blog sebelumnya sudah kita bahas mengenai search engine data dan informasi serta hubungan keterkaitan antara dan dan informasi.

          Jika data dan informasi memiliki hubungan keterkaitan yang cukup erat, Apakah data dan informasi memiliki hubungan keterkaitan juga terhadap Manajemen kantor? Bagaimana bisa sistem informasi mempengaruhi kinerja karyawan? Dalam pembahasan kali ini akan dijelaskan secara terperinci: Pengertian kantor, Jenis kegiatan kantor, Konsep Tata Usaha sebagai pekerjaan kantor, Sistem Informasi dan Peran penting sistem informasi Manajemen.

MANAJEMEN PERKANTORAN

1.   Pengertian Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

a.    Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit

b.    Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

    Jadi dalam garis besar kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai mendistribusikan.

         

     Secara terrinci kegiatan dalam manajemen perkantoran meliputi:

v  Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.

v  Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.

Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut.

Ø  Pegawai kantor

Ø  Biaya perkantoran

Ø  Prosedur

Ø  Metode perkantoran

Ø  Dan lain-lain

2.   Jenis-jenis Kegiatan yang dikelola Kantor

Menurut Leffing Well & Robinson:

a.    Menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya

b.    Membuat rekening

c.    Surat menyurat

d.    Menyimpan warkat

e.    Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

f.     Mengurus dan membagi serta mengirim surat

g.    Memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

h.    Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh

i.     Tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

j.     Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

Menurut G.R. Terry:

a.    Mengetik

b.    Menghitung

c.    Memeriksa

d.    Menyimpan warkat

e.    Menelpon

f.     Menggandakan

g.    Mengirim surat

Dari dua pendapat tersebut, disimpulkan bahwa kegiatan kantor terdapat siklus yang berulang-ulang, mulai dari Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Mengkalikan, Mengirim dan Menyimpan. Demikian seterusnya selama kegiatan kantor tetap berlangsung.

3.   Konsep Tata Usaha sebagai Pekerjaan Perkantoran

Tata usaha merupakan sebagai pengolah data dan informasi yang rangkaian kegiatannya terdiri dari tiga kelompok, antara lain:

a. Korespondensi

b. Ekspedisi

c. Pengarsipan (Filling)

yang mana seluruh kegiatan tersebut melibatkan seluruh anggota dan sarana prasarana khususnya dengan otomatisasi perkantoran dalam ketatausahaan agar administrasi berjalan dengan tertib.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1.   Sistem Informasi Manajemen

Pengertian Sistem Informasi menurut beberapa pendapat para ahli:

v  Menurut Robert A. Leitch, Sistem Informasi adalah suatu Sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

v  Menurut Burt Scanlan and J. Bernards Keys sistem informasi manajemen adalah suatu system formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.

v  The Liang Gie mengungkapkan bahwa sistem informasi manajemen adalah keseluruhan jalinan dan jaringan lalulintas keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para pejabat yang berkepentingan dapat melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pimpinan untuk keperluan pembuatan keputusan yang tepat.

         Dari berbagai pendapat diatas, Pengertian sistem informasi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau sebuah sistem terintegrasi (Manusia-Mesin) untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi dengan memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Sistem Informasi meliputi kegiatan:

Ø  Mengumpulkan/ menciptakan Data

Ø  Pengolahan data menjadi informasi yang siap digunakan

Dalam sistem informasi terdapat alur yang menggambarkan rangkaian prosedur kerja yang berkaitan dengan metode atau teknik untuk mendapatkan, mengolah dan menyalurkan data informasi. Berikut contoh sistem informasi perpustakaan.

sumber: Otomatisasi perkantoran 2

2.   Pentingnya sistem informasi Manajemen

         Kantor merupakan wadah kegiatan administrasi yang mengarahkan personil perusahaan untuk ikut serta ambil bagian dalam pengelolaan manajemen kantor dengan melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab dari setiap personil untuk menghimpun data dan informasi dengan sarana prasarana atau teknologi perkantoran yang tersedia. Semakin lengkap sarana yang tersedia dan didukung tenaga ahli yang tepat, maka akan membantu efektif dan efisiensi kerja karyawan dalam menjalankan sistem informasi manajemen.

         Peran Sistem informasi manajemen merupakan hal yang terpenting untuk keberlangsungan dan keberhasilan sebuah perusahaan, sebab:

a. Bagi manajemen, sistem informasi memberikan manfaat sangat penting bagi perusahaan untuk menunjang kinerja dan strategi dari perusahaan. Perusahaan menggunakan sistem informasi dalam 3 proses, diantaranya:

1) Perencanaan

2) Pengendalian

3) Pengambilan keputusan

b. Bagi perusahaan menggunakan sistem informasi sebagai penunjang dan kebutuhan dari perusahaan memiliki tiga peran:

1) Mendukung proses bisnis dan operasional

2) Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3) Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

        Dengan adanya sistem informasi manajemen dalam sebuah perusahaan, pimpinan dapat bertindak sebagai:

1) Penciptaan sistem Informasi

2) Saluran Informasi

3) Pengiriman Informasi

4) Penerimaan Informasi

5) Pemakaian Informasi

6) Penilaian Informasi

Share this post