Pengertian Data, Jenis-Jenis Data dan Pengolahan Data

KONSEP DATA

        Data dan informasi merupakan dua hal yang sangat penting bagi perusahaan. Bagi seorang pemimpin keakuratan data dan kecepatan data merupakan suatu pijakan bagi seorang pimpinan untuk menentukan sebuah kebijakan dalam perusahaan.

        Data atau informasi dapat dengan mudah didapat melalui otomatisasi perkantoran yang bisa diakses dengan mudah dari internet. 
Apa itu data? Bagaimana cara mendapatkan dengan cepat dan tepat? Hal ini, akan dijelaskan pada materi berikut.

A. Pengertian Data

Data berasal dari kata “Datum” yang berarti materi/ kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa. Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata. Data dapat  berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan.                                    

Sedangkan menurut  Dr. S. P. Siagian menjelaskan arti data dan informasi bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi.

Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian informasi itu sangat erat hubungannya dengan data. Informasi itu berasal dari data. Data merupakan bahan mentah yang mengalami pengolahan dan pemprosesan, diolah dan diproses dalam format tertentu yang memberikan arti kepada yang menerimanya dan dalam proses pengambilan keputusan.

B. Jenis-jenis Data

1. Data Terformat, yaitu dengan suatu formattertentu. Misalnya tanggal, jam, mata uang dan lain sebagainya.

2. Data Teks, yaitu data yang berwujud Alfanumeris yang terdiri dari karakter A, B, C sampai Z, Symbol bilangan 0, 1, 2 sampai 9, lalu karakter seperti ?, !, $, % dan lain sebagainya.

3. Data Numeris, yaitu data bilangan dalam system computer dengan menggunakan biner, yaitu bilangan basis 2 dengan symbol 0 dan 1. Bilangan yang disimpan dengan cara numeris ini  dapat dikenai operasi aritmatika.

4. Data Gambar , yaitu Data berwujud gambar, foto, grafik dan sebagainya.

5. Data Video, adalah data dalam bentuk gambar bergerak (film).

6. Data Audio, yakni data berupa suara.

C. Pengolahan Data

Dalam buku “Office Management and Control” G.R.Terry mengemukakan pengolahan data merupakan serangkaian pengerjaan yang terencana terhadap informasi agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengolahan data dapat diartikan pula sebagai suatu kegiatan dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus atau pola tertentu untuk mengubah data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya.

Pengolahan data dapat dibedakan menjadi delapan macam pengerjaan pokok, antara lain:

1). Reading , yaitu menafsirkan data dengan cara memeriksa huruf-huruf, kata-kata dan tanda-tanda.

2). Writing, yaitu menempatkan data pada media perantara yang sering disebut input

3). Recording of printing (Perekaman atau pencetakan), Yaitu mengelolah data menjadi bentuk yang lebih berguna yang sering disebut output.

4). Sorting (Pemilahan), yaitu penggolongan data.

5). Transmitting (pengiriman data), yaitu penyebaran atau pendistribusian.

6). Calculating (penghitungan) yaitu pengerjaan data secara matematis.

7). Comparing (perbandingan), yaitu memeriksa data untuk ketepatan dan kelengkapan.

8). Storing (penyimpanan), yaitu menahan atau memelihara data.

D. Metode Pengumpulan Data

1. Observasi, yaitu melakukan pengamatan secara langsung.

2. Wawancara, yaitu mengajukan pertanyaan secara langsung melalui tatap muka.

3. Perkiraan responden, yaitu mengumpulkan data melalui pendapat orang lain atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat

4. Kuesioner, yaitu memberikan sejumlah daftar pertanyaan secara tertulis

E. Tahapan Pengolahan Data

Mengelolah data secara manual maupun komputerisasi terdiri atas tiga tahapan dasar yaitu:

          

          Tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi:

          1). Recording (Pencatatan)

Tahap proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir

          2). Classifying (Klasifikasi)

Tahap ini memberikan identitas atau pengklarifikasian ke dalam data akan diolah, berdasarkan satu kelompok atau beberapa kelompok menurut karakteristik data yang bersangkutan.

          3). Sorting (Penyortiran)

Setelah data di identifikasi, maka data tersebut perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, misalnya mengurutkan menurut kode klasifikasi.

          4). Calculating (Perhitungan)

Pada tahap ini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan-perhitungan.

          5). Summarizing (Penyusunan laporan)

Analisis terhadap data atau informasi yang dihasilkan memerlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi.

          6). Storing (Penyimpanan)

Penyimpanan data atau informasi yang sejenis kedalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Ada beberapa macam media penyimpanan yang sesuai dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam system pengolahan data. Misalnya disk, kartu atau dokumen.

          7). Retrieving (Penyimpanan)

Didalam file yang disimpan, pencarian data (retrieving) bias digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan computer.

          8). Communicating (Komunikasi)

Proses olah data menjadi informasi sampai informasi tersebut dipakai oleh pengguna memerlukan suatu komunikasi sehingga mempermudah proses pengolahan.

F. Sumber-sumber Data dan Informasi

1.  Lingkungan kerja

2.  Lembaga pendidikan.

3.  Media massa

4.  Instansi pemerintah

5.  Masyarakat

Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini :

·       Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya

·       Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa dating

·   Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data Informasi Pertanian (Pusdatin)

·       Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet

·       Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil

·       Forum seperti seminar, pelatihan, dan pendidikan

        Ada tiga hal yang penting dalam memperoleh data dan informasi yang perlu diperhatikan, yakni: Metode, Teknik dan Sumber data. Terkait tiga hal tersebut, sarana prasarana yang mendukung sangatlah penting digunakan untuk mempercepat dalam menghasilkan sebuah data dan informasi yang dibutuhkan.

         Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa data pada dasarnya merupakan raw material (bahan baku) untuk menghasilkan sebuah informasi.

         Apa itu informasi?, Apa perbedaan data dengan informasi? dan Apa hubungan antara data dan informasi? Apakah ada hubungannya sebuah informasi dengan manajemen perkantoran? Semua akan di bahas pada blog selanjutnya.

Share this post