Pengertian Informasi dan Ciri-ciri Informasi
KONSEP INFORMASI
Pembahasan
materi tentang data, sudah dibahas secara lengkap pada materi blog sebelumnya yakni mengenai Pengertian Data, Jenis-Jenis Data dan Pengolahan Data, bagi sebagian orang mungkin masih bingung mengenai perbedaan data dan
informasi. Sebenarnya data dan informasi adalah dua hal yang berbeda, meskipun
sekilas tampak sama. Namun keduanya memiliki kaitan yang erat dan saling
mempengaruhi satu sama lain.
Bagi
sebagian besar perusahaan, data dan informasi merupakan salah satu tombak dalam
mengambil keputusan untuk mengatur ManajemenPerkantoran.
Untuk pembahasan lebih lengkap mengenai Informasi,
berikut penjelasanya:
A. Pengertian
Informasi
Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut
beberapa ahli :
v Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, informasi adalah penerangan, pemberitahuan,
kabar/ berita tentang sesuatu.
v Menurut Burch
and Starter Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk
memberikan pengetahuan atau keterangan.
v Menurut Drs.
The Liang Gie, informasi atau keterangan adalah rangkaian perkataan,
kalimat, gambar, atau tanda tulis lainnya yang mengandung pengertian buah
pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan
organisasi untuk membuat keputusan-keputusan yang tepat berdasarkan kenyataan
yang ada.
v Dijelaskan oleh George
R. Terry, Ph. D. bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan
pengetahuan yang berguna.
v Menurut Gordon
B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan
dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan
datang.
Dari beberapa
pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah
menjadi suatu bentuk yang penting atau berguna
bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam
keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
B. Ciri-ciri
Informasi
Dijelaskan oleh G.R Terry penting tidaknys informasi tergantung
pada:
1). Tujuan si
penerima (Informasi harus berguna untuk penerima informasi)
2). Ketelitian
penyampaian dan pengelolahan data (Data harus di pertanggung jawabkan)
3). Waktu
(Informasi harus up to date, sesuaikan dengan waktu jangan sampai kadaluwarsa)
4). Ruang dan
Tempat (informasi tersebut terdapat pada ruang dan tempat yang tepat)
5). Bentuk
(Informasi harus efektif)
6). Semantik, dapat diartikan Apakah tiap kata dan arti cukup jelas jangan sampai salah tafsir bagi
informasi akan sangat berguna sekali bila disampaikan kepada orang yang tepat
pada waktu yang tepat pula.
C. Kualitas Data/
Informasi, harus:
1). Akurat, Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas
dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.
2). Relevan Informasi mempunyai manfaat untuk pemakaiannya serta
data sesuai dengan kondisi pada saat
dibutuhkan.
3). Tepat Waktu, Informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat.
4). Terkini, Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan
terkini atau sekarang.
5). Faktual, Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan
kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan
keputusan.
6). Akuntabel, Data dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun
kualitasnya.
D. Pengguna Informasi
Informasi di dapat dan digunakan untuk
kepentingan:
1.
Internal, meliputi staf, manajemen tingkat bawah hingga tingkat atas.
2.
Eksternal atau dari luar perusahaan, meliputi pelanggan, pemegang saham,
pemasok, mitra kerja dan lain-lain.
E. Penggunaan Informasi
Informasi berguna untuk semua bidang
organisasi, diantaranya:
1. Untuk kegiatan politik, misalnya: tehnik
kampanye, program pendidikan bagi kader partai
2. Untuk
kegiatan pemerintahan, misalnya: Perencanaan, perumusan kebijaksanaan.
3. Untuk
kegiatan sosial, misalnya: Kegiatan keluarga berencana.
4. Untuk
kegiatan dunia usaha, misalnya: Pembelian, keuangan, pengendalian produksi.
5. Untuk
kegiatan militer, misalnya: potensi kekuatan daerah, kelengkapan senjata.
6. Untuk
kegiatan perkantoran, misalnya: kepegawaian, keuangan, sistem penyimpanan surat
F. Mengolah Informasi menjadi
pengetahuan
Ada beberapa tahapan yang
harus dilakukan dalam mengolah informasi menjadi sebuah pengetahuan, yaitu:
1. Mencari Informasi dengan sabar dan akurat
2. Mendapatkan informasi dari sumber dipercaya dan dapat memilah informasi
3. Mengevaluasi informasi secara kualitas, konteks dan up date.
4. Susunlah informasi secara akurat
5. Pahami latar belakang sebuah informasi
6. Analisis dari berbagai faktor
7. Menyimpulkan informasi untuk mengambil keputusan
8. Mendistribusikan informasi ke orang yang tepat
9. Bertindak sesuai dengan informasi yang diterima
10. Informasi harus disimpan, dikelola, dipelihara dan diperbarui secara
terus menerus.
G. Perbedaan data dan Informasi
Data merupakan bahan baku
yang diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi. Data tidak
mempunyai nilai apapun untuk mengambil sebuah keputusan, tetapi informasi-lah
memiliki nilai, sehingga seorang pemimpin dapat mengambil sebuah keputusan.
Perbedaan data dan informasi sangat
relatif tergantung nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu
informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi level di atasnya,
atau sebaliknya.
H. Hubungan Data dan Informasi
Segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan
sebagai dasar pengambilan keputusan pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi
informasi. Ada pula data yang sudah sekaligus menjadi sebuah informasi.
Misalnya: Hasil dari tes gula darah Arif memiliki kadar gula dara 180. Faktanya
dengan data tersebut dokter bisa mendapatkan sebuah informasi untuk menemukan
obat yang sesuai. Namun ada pula data yang perlu diolah untuk mendapatkan
sebuah informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambil keputusan.
Misalnya, data hasil kuesioner yang berupa kode jawaban responden, data
tersebut perlu diolah untuk mendapatkan sebuah informasi.
Hubungan
antara data dan informasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Data dan informasi memiliki keterkaitan
yang erat, keduanya sangat berguna bagi pengembangan manajemen perkantoran. Untuk mempercepat pengolahan data serta
mendapatkan sebuah informasi diperlukan otomatisasi perkantoran yang baik dan dilengkapi dengan fasilitas internet yang mendukung.
0 Response to "Pengertian Informasi dan Ciri-ciri Informasi"
Post a Comment
Terima Kasih sudah berkunjung di blog sederhana ini, Silahkan berkomentar dengan bijak dan sesuai dengan topik.