KAS KECIL SISTEM DANA TETAP

 

A. Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Pengelolaan dana kas kecil diserahkan kepada pemegang kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran yang diambilkan dari dana kas kecil. Pengelolaan kas kecil tidak berhak menerima pembayaran-pembayaran dari pihak luar. Atau, dana yang dikelola hanya yang diterima dari pemegang kas besar dan kas umum.

Kas kecil memiliki beberapa karakteristik, diantaranya:

• Jumlahnya terbatas, Pihak manajemen perusahaan biasanya membatasi jumlah kas kecil sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jumlah kas kecil tiap perusahaan akan berbeda-beda sesuai dengan tingkat operasionalnya.

• Digunakan untuk membiayai transaksi rutin yang jumlahnya relatif kecil

Tujuan dari kas kecil, sebagai persediaan untuk mendanai transaksi rutin yang jumlahnya kecil. Pihak manajemen memiliki hak untuk menentukan besarnya kas kecil, tentunya disesuaikan dengan operasional perusahaan.

B.  Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil

Kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan memiliki beberapa fungsi yaitu :

• Fungsi Kas, Bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
• Fungsi Akuntansi, Bertanggung jawab atas: segala pencatatan yang terjadi terhadap kas kecil, diantaranya:

1. Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan.
2. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
3. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas/register cek.
4. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
5. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

• Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil, Bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
• Fungsi Pemeriksa Intern, Bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil  (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
• Fungsi pembayaran tunai, Kas kecil digunakan hanya untuk pembayaran tunai yang relatif kecil.

 

C. Sistem Pencatatan Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil dilakukan dengan dua metode pencatatan yaitu dapat menggunakan metode dana tetap (inprest fund method) maupun metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

1. Metode Dana Tetap (inprest fund method)

Dalam sistem dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sebesar dana kas kecil yang telah ditentukan. Bila jumlah kas kecil sudah berkurang karena untuk melakukan pembayaran-pembayaran, maka pada akhir periode pengelola dana kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sejumlah uang yang telah dikeluarkan sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula. Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil jumlahnya didukung dengan bukti-bukti pengeluaran yang dilaporkan. Dalam sistem dana tetap, pengelolaan kas kecil menyelenggarakan pembukuan, melainkan hanya mengadakan pencatatan kas kecil yang sifatnya intern untuk mengetahui saldo kas.

Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah sebagai berikut :

• Pengelolaan kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.
• Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya degan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali.
• Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas sebagai pengeluaran kas kecil.

2. Metode Dana Tidak Tetap (fluctuation fund method)

Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah penggantian dana kas kecil pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu, dalam metode dana tidak tetap tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode.

Dalam metode dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah-ubah. Penggunaan prosedur pencatatan metode dana tidak tetap adalah sebagai berikut :

• Pada saat pembentukan dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebet Kas Kecil dan mengkredit Kas.
• Setiap ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan pencatatan dengan mendebet Beban dan mengkredit Kas Kecil.
• Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil daripada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.

No	Keterangan	Jurnal
1	Pada waktu pembentukan dana kas kecil	Kas Kecil               xxx Kas                 xxx
2	Pada saat pemegang kas kecil melakukan pembayaran	Tidak dijurnal
3	Pada saat pemegang kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluaran kepada pemegang kas besar untuk penggantian dana atau pengisian kembali kas kecil	Berbagai beban xxx Kas                            xxx
4	Dana kas kecil dianggap terlalu kecil dan perlu di tambah	Kas kecil       xxx Kas                          xxx
5	Dana kas kecil dianggap terlalu besar dan dikurangi jumlahnya	Kas                 xxx Kas kecil                xxx
6	Pada akhir periode, jika ada pengeluaran yang belum dicatat, maka harus dibuat jurnal penyesuaian	Berbagai beban          xxx Kas kecil              xxx
7	Pada awal periode dibuat jurnal pembalik sebesar pengeluaran uang belum dicatat tadi agar saldo kas kecil kembali seperti sebelum diisi kembali	Kas kecil               xxx Berbagai beban      xxx

Share this post